Beup Automation Oy:n Tietosuojaseloste

  • Asiakas- ja markkinointirekisteri
  • Toimittajarekisteri

Tässä tietosuojaselosteessa pyrimme kertomaan mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme tietojasi. Ole yhteydessä, jos sinulla herää jotain kysyttävää. Beup Automation Oy käsittelee asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset ja entiset asiakkaat, sekä toimittajiinsa liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Tietosuojaselostetta saatetaan päivittää toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

1. Rekisterinpitäjä

Beup Automation Oy (0549776-5)
Insinöörinkatu 7B
00810 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Susanna Rinta
Toimitusjohtaja
041 4331882
susanna.rinta@beup.fi

2. Rekisteröidyt

  • Asiakkaat (yhteyshenkilöt)
  • Potentiaaliset asiakkaat
  • Toimittajat

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaita ja toimittajia koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Keräämällemme tiedolle tulee olla lainmukainen peruste. Alle on listattu tiedon keräämisen pääasialliset käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet:

  • Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseen ja tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen ja toimittamiseen liittyen. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa sopimuksen täyttäminen ja valmistelu sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
  • Toteutamme mm. suoramarkkinointia sähköpostitse ja etsimme uusia potentiaalisia asiakkaita, joten yritysten yhteyshenkilötietoja käsitellään myös markkinointi- ja viestintätarkoituksiin. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää suoramarkkinointi ja sähköpostimarkkinointilistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.
  • Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja laskutusta, perintää, reklamaatioita, tuki- ja ylläpitopalveluiden tarjoamista ja toimittamista sekä asiakaspalautteen hallintaa varten. Myymillämme tuotteilla ja järjestelmillä voi olla pitkä elinkaari, joten tarvitsemme asiakasyhteystietoja myös tätä varten. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa sopimuksen täyttäminen ja osin oikeutettu etumme.
  • Saatamme myös käsitellä henkilötietoja liiketoimintamme sekä tuotteidemme ja palveluidemme kehittämiseksi. Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on oikeutettu etumme.
  • Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito-, verolaeista johtuvat velvoitteet).

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Keräämme ja käsittelemme käytännössä vain asiakkaidemme sekä toimittajiemme yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja. Asiakassuhteen aikana syntyvä ja kerättävä tieto koskee pääasiassa asiakasyritystä, ei henkilöitä. Asiakkaisiimme ja toimittajiimme liittyvät henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään.

Rekisteriin tyypillisesti tallennettavat tiedot ovat:

  • Yrityksen nimi
  • Henkilön nimi
  • Tehtävänimike tai toimenkuva
  • Puhelinnumero
  • Osasto / toiminto
  • Työsähköposti

Käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa muun muassa uutiskirjeiden lähettämisessä, joten myös palveluntarjoajamme käsittelee ja ylläpitää sähköpostimarkkinointirekisteriämme ja siihen mahdollisesti liittyviä markkinointikieltoja.

5. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä muille

Henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.

Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (pilvitallennuspalvelut tai muut verkkopohjaiset palvelut), sillä henkilötiedot kuten muutkin tiedot, säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa.

Käytämme ulkoisia palveluita erityisesti seuraavissa asioissa: Joidenkin käyttöönotto- ja huoltopalveluiden tuottaminen, verkkosivuston kehittäminen, hosting ja ylläpito, chat, CRM- ja ERP-järjestelmien ylläpito, IT-tukipalvelut, palkanlaskenta sekä sähköpostimarkkinointi. Tapauskohtaisesti saatamme käyttää myös muita alihankkijoita, kuten rekrytointi- tai HR-konsultteja. Nämä palvelun tuottajat katsotaan usein henkilötietojen käsittelijäksi suhteessa Beup Automationiin, joten huolehdimme palvelun tarjoajia käytettäessä muun muassa sopimuksin siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi mahdollisen yritys- tai liiketoimintakaupan tai muussa vastaavan yritysjärjestelyn yhteydessä.

6. Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Koska tietoja tallennetaan ja käsitellään pääasiassa sähköisessä muodossa ja käytämme usein verkkopohjaisia palveluja henkilötiedon käsittelyyn, saattavat jotkut palveluntarjoajat sijaita kuitenkin EU:n ulkopuolisissa maissa. Niinpä voi olla mahdollista, että joltain osin tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen. Ensisijaisina vaihtoehtoina on siirto EU:n komission hyväksymän riittävän tietosuojan maahan, tietojen siirto EU-US Privacy Shield -sertifioidulle siirronsaajalle taikka EU:n mallilausekkeiden käyttäminen.

7. Kauanko henkilötietojani säilytetään?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy (eikä ole muuta käsittelyperustetta) taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Sovellettava laki kuitenkin saattaa edellyttää tiedon pitkäaikaistakin säilyttämistä (esim. kirjanpito- ja verolait, työsopimuslaki). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tietoja, esimerkiksi henkilön itsensä ilmoittaessa tietojen virheellisyydestä taikka muutoin tietojärjestelmäpäivitysten yhteydessä.

8. Miten henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietoja säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu käyttöoikeuksin ja käyttöoikeuksien laajuus saattaa riippua käsiteltävistä henkilötiedoista, järjestelmistä ja käyttäjän roolista. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.

9. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Monelta osin henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Henkilötietojen antaminen ja käsittely on pääasiassa pakollista kuitenkin siltä osin, että pystymme varmistamaan että yritysasiakkaidemme puolesta sopimuksia solmivat henkilöt ovat siihen toimivaltaisia ja kelpoisia. Niinpä henkilötietojen antaminen on pakollista asiakas- ja toimittajasuhteissa ainakin siltä osin, että voimme täyttää tehtyjen sopimuksien velvoitteet.

Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.

10. Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Evästeet ovat tekstitiedostoja, joita selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä hyödynnetään, kun käyttäjän tietoja halutaan tallentaa tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Voit lukea lisää aiheesta muun muassa Viestintäviraston sivuilta. Sivustollemme on asennettu Google Analytics palvelu, joka käyttää evästeitä. Analytiikan avulla voimme seurata sivustomme kävijämääriä sekä tarjota käyttäjille kohdennettua sisältöä ja helpottaa sivustolla navigointia. Lisäksi Chat-palvelumme käyttää evästeitä palvelun personointiin ja analytiikkaan.

11. Millaisia oikeuksia minulla on?

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedostossasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen beup@beup.fi.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen beup@beup.fi. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Hankimme verkkomainontaa mm. Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

12. Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen beup@beup.fi, kirjallisesti alla mainittuun yrityksemme osoitteeseen tai soittamalla +358 9 417 4840. Pyydämme sinua samalla todistamaan henkilöllisyytesi. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi omakätisesti allekirjoitetulla tarkastuspyynnöllä taikka esittämällä henkilötodistus tai kopio siitä, mutta tällöin sinun tulisi peittää henkilötunnus ja muut sellaiset tiedot, joita emme tarvitse henkilöllisyytesi todentamiseen. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

13. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Beup Automation Oy
Insinöörinkatu 7 B
00810 Helsinki
email: beup@beup.fi
Puh: +358 9 417 4840

Tietosuoja-asioita meillä hoitaa Susanna Rinta.